IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA AL MOMENTO DE UNA RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

Con la finalidad de reforzar mi post anterior sobre "Cómo procesar una recepción de material importado", les escribo ahora sobre la importancia de una auditoria del material recibido. Para ello influyen muchos aspectos que podrían variar dependiendo principalmente del nivel de las relaciones comerciales entre proveedor-cliente. Se emplean metodologías de trabajo de acuerdo a la dificultad de la recepción, por ejemplo; es muy distinto recibir un contenedor con diez items de televisores, que recibir un contenedor con 300 artículos distribuidos en cuatro mil cajas. Por lo tanto, les daré unos tips para una buena auditoria de recepción;

• Validar primeramente que los precintos de seguridad de las puertas del contenedor coinciden con los documentos de importación o aduana.
• Es muy importante hacer una revisión exhaustiva para determinar la calidad de la carga, considerando aspectos como; embalaje resistente, identificación adecuada del producto, incluyendo código, descripción, cantidad en unidades, peso bruto/peso neto y tamaño del empaque.
• Realizar una revisión 100% de las cajas recibidas, podría resultar una tortura, por lo que sería de gran ayuda una balanza para pesar los bultos y garantizar que su peso coincide con el indicado en el exterior del empaque, cuando la desviación es muy alta es necesario abrir para revisar.
• Toda incidencia debe ser reportada en el menor tiempo posible al proveedor, por ello al final del post encontrarán un link que contiene una plantilla de excel que puede ser utilizada para la elaboración de un informe acompañado de imágenes que demuestre la novedad.
• Para garantizar que el Maestro de Materiales está creado correctamente, es de gran importancia que al momento de la recepción se realice una revisión de cada uno de los productos para comparar lo que se encuentra cargado previamente en el sistema con lo que se tiene físicamente. Esto podría ahorrar muchos dolores de cabeza al momento de los despachos a clientes.
• Se debe garantizar que se está ingresando al sistema con exactitud la cantidad recibida físicamente. Para evitar diferencias de inventario.
• Por último, y no menos importante, se debe archivar adecuadamente el expediente de la recepción, por que muy seguramente tendrá revisiones periodicas, ya sea por temas de inventario y/o auditoria externa.

Según mi experiencia, estos son los aspectos más importantes que se deben considerar al momento de una recepción de material.

Link de formato de informe de recepción:
http://www.4shared.com/file/0l8JltDjba/Plantilla_Informe_de_Recepcin.html

Recuerden que para la descarga del archivo deben registrarse gratuitamente en 4Shared.

Si tienen alguna duda sobre el uso del formato, dejen sus comentarios en el post y estaré a la orden para atenderles, de igual manera si hay alguna duda sobre el uso de la plantilla estoy a la orden.