Cómo procesar una recepción de material importado?

Hola a todos los colegas interesados en procesos logísticos que visitan este blog. La finalidad de este artículo es dejar un proceso básico de recepción de material para que sirva de información para todos aquellos que buscan aprender continuamente.

Lo más importante del proceso es la planificación, para lo cual debes tener comunicación efectiva con el departamento de Compras Internacionales de la empresa, ya que es el responsable de gestionar la compra y traslado del cargamento hasta la bodega. Este departamento debe suministrar oportunamente la siguiente información:

• Lista de Empaque y factura; que debe contener detalladamente el/los artículos, cantidad en cajas y unidades, peso y volumen.
• Fecha estimada de recepción en bodega; que puede variar de acuerdo a los tiempos de nacionalización de cada país.
• Información del Contenedor y Transporte; Todos los contenedores están identificados con siglas únicas y visibles, lo que permite identificar la carga a lo largo del recorrido. Estas siglas son suministradas por el proveedor al Departamento de Compras. Luego de arribar la carga al puerto, y gestionar el proceso de nacionalización, el agente aduanal asigna el vehículo y transportista que trasladará la carga vía terrestre desde la aduana hasta la bodega, e informa de igual manera al Departamento de Compras.

Con estos elementos ya podemos planificar la recepción del material, lo que va a variar considerablemente dependiendo del software instalado en la empresa. Yo me voy a enfocar en un proceso donde el software es muy básico y gran parte del trabajo se realiza con el programa Excel de Microft Office:

1. Garantizar que en el almacén se tiene el espacio suficiente para ubicar adecuadamente el material a recibir.
2. Mantener el espacio suficiente en la playa de recepción para el chequeo previo al ingreso al almacén.
3. Garantizar los equipos y recursos materiales, así como también el capital humano necesario para la descarga. Esto varía de acuerdo al tipo de carga; paletizada o granel.

El día de la descarga, debes tomar en cuenta que después de cierto tiempo de demora del vehículo, se empiezan a generar costos adicionales por lo que es muy importante agilizar el proceso para terminar en el menor tiempo posible.

Dependiendo de la complejidad de la descarga; lo que puede variar de acuerdo a la metodología que utiliza el proveedor para la carga, serás más o menos efectivo en el proceso que vayas a emplear. Por lo tanto, voy a mencionar desde la descarga más caótica hasta la más organizada:

• Una descarga caótica es cuando recibes una cantidad importante de items a granel mal distribuidos en el contenedor, es decir, consigues cajas del mismo artículo tanto al inicio como al fin de la descarga. Esto puede ser contraproducente, si quieres realizar una descarga organizada, item por item. Lo recomendable en estos casos es realizar la descarga completa, con el mismo caos de origen, y posterior a la descarga realizar el chequeo y organización del material en la playa de recepción. Suele demorar más tiempo para que el material esté disponible para la venta
• Una descarga a granel organizada, es cuando el material está bien distribuido dentro del contenedor y se puede descargar item por item, realizando la actividad de descarga-chequeo-organización de manera simultánea. De esta manera el material estará disponible para la venta más rápido que en una descarga caótica.
• Descarga de material paletizado, es la manera más rápida de realizar el proceso, ya que todo está organizado, sólo de chequear, registrar al sistema y ubicar. El aspecto negativo de este método, es que no se aprovecha la totalidad del volumen del contenedor.

Sin importar la complejidad de la descarga, todas tendrán un punto en común; debe ser chequeado y/o auditado en la playa de recepción, registrado en el sistema y organizado para entregar al montacarguista de almacén quien a su vez realiza la ubicación correspondiente.

El auditor y/o chequeador debe garantizar que se recibió la totalidad del material en perfecto estado, y las cantidades correctas. Cuando existe una desviación, es muy importante elaborar un informe acompañado de fotografías con todas las pruebas que correspondan y transmitir de manera oportuna al Departamento de Compras, con la finalidad de tomar acciones inmediatas con el proveedor.

He diseñado una plantilla de excel para el manejo de indicador de recepción. En lo que tenga oportunidad se los comparto.

Gracias por su atención y si tienen algún comentario no duden en realizarlo, será un placer contestarle.